Основы работы с базами данных




Разработка отчетов


Для разработки печатных форм - отчетов, отражающих информацию базы данных - в системе Access можно использовать режим Создание отчета с помощью Мастера раздела базы Отчеты, с усовершенствованием отчета в дальнейшем в режиме Конструктора отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Поставим задачу разработать отчет, в котором показаны оценки всех студентов с группировкой данных по факультетам, курсам, группам.

Для этого выбираем раздел Отчеты и режим Создание отчета с помощью Мастера. На первом шаге Мастера выбираем поля главной таблицы базы (SPISOK), которые мы хотим показать в отчете, и все поля дочерней таблицы оценок (OCENKI) (рис. 7.20.).

Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

Рис. 7.20.  Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

На втором шаге Выберите вид представления данных - выбираем первый вариант, когда выделена таблица SPISOK.

На третьем шаге задаем группировку данных по факультетам, курсам и группам. Более трех уровней группировки Мастер задать не позволяет (рис. 7.21.).

Группировка данных в отчете

Рис. 7.21.  Группировка данных в отчете

Сортировку на следующем шаге не задаем.

На пятом шаге выбираем вид макета для отчета по левому краю, на следующем - стиль отчета - обычный, далее задаем название отчета Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово.

Полученный отчет в режиме Конструктора представлен на рис. 7.22.

Отчет, созданный с помощью Мастера

увеличить изображение
Рис. 7.22.  Отчет, созданный с помощью Мастера

В полученном отчете присутствуют объекты трех видов - Поле, которое в отчете будет показывать данные поля таблицы базы или запроса, Надпись - любой текст в отчете, и Линия - элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Примечание отчета), в начале и в конце каждой страницы (Верхний колонтитул и Нижний колонтитул), в начале и в конце каждой группы (Заголовок группы и Примечание группы, групп может быть много) и для каждой записи таблицы (Область данных).


Содержание  Назад  Вперед